De flesta företag lägger stor vikt vid att ta emot betalningar snabbt. Vägen tillbaka, när pengar ska tillbaka till kunden, är sällan lika genomtänkt. Det kan bli långa och manuella processer som inte sällan blir ett störande moment för kunden, men också något ingen riktigt vill ta tag i. Handlar det om flera betalningar så kan det bli flertalet banköverföringar med risken att någon hamnar hos fel mottagare.
Med Swish Utbetalningar kan företag och föreningar istället betala ut till kunderna i realtid, med automatisk avstämning vem mottagaren är. Här går vi igenom hur det fungerar, vilka som använder det och vad ni behöver tänka på.
Tre saker gör en vanlig återbetalning långsam:
Ni saknar kontouppgifter. Kunden kanske har betalat med kort, faktura eller Swish, och ni måste fråga kunden om känsliga uppgifter som clearing och kontonummer. Även om kunden svarar med uppgifterna, så finns risken kvar att något blir fel vid betalningen eller att uppgifterna inte är korrekta.
Bankens ledtider styr. En banköverföring som skickas på fredag eftermiddag når mottagaren tidigast på måndag. Kunden ser bara att pengarna inte kommit, och blir osäker.
Hanteringen är manuell. Vid många återbetalningar samlas de i en lista som någon matar in en och en, med den felrisk det innebär.
Resultatet är onödiga supportärenden. Kunden hör av sig igen, och igen, och ni får lägga tid på att förklara något som egentligen är bankens ledtid.
Swish har länge fungerat i båda riktningarna, men själva utbetalningsdelen är inte något företag får tillgång till via sin vanliga Swish-app. Den kräver en teknisk lösning kopplad till företagskontot. Det är den delen Whippsa levererar som officiell teknisk leverantör till Swish.
I praktiken finns två sätt att arbeta.
Ni fyller i mottagarens mobilnummer, personnummer, belopp och en referens. Mottagarens namn hämtas automatiskt och visas i en bekräftelsedialog innan pengarna skickas. Risken att betalningen hamnar hos fel person är minimal. Utbetalningen godkänns med BankID och når kundens konto på sekunder, även på kvällar och helger.
Referensfältet syns för mottagaren, vilket gör att kunden direkt förstår vad pengarna gäller. "Retur order 40218" ger färre följdfrågor än en anonym insättning.
Har ni tiotals eller hundratals återbetalningar att göra laddar ni i stället upp en fil i CSV- eller Excel-format på ert konto på Whippsa. Varje rad valideras, ni får en förhandsgranskning, och samtliga godkända rader skickas i ett svep.
Filen kan exporteras direkt ur ert affärs- eller ekonomisystem. Det gör att processen blir densamma varje gång: ta ut underlaget, ladda upp, granska, godkänn. Vi har också en exempelfil som ni hämta ut, för att sedan fylla i kundernas uppgifter i.
E-handlare. Returer och ångrade köp är det vanligaste användningsområdet. En snabb återbetalning är en av de tydligaste kvalitetsmarkörerna i en returprocess, och den påverkar om kunden handlar igen. Läs mer på vår sida om Swish återbetalningar för e-handlare.
Vård och omsorg. Organisationer som fakturerar många privatpersoner får också många dubbelbetalningar, felaktiga avgifter och överskott på patient- eller kundkonton. Här är filuppladdning den naturliga vägen: underlaget tas fram i ekonomisystemet och alla återbetalningar skickas i en omgång.
Föreningar. Inställda aktiviteter, avanmälda deltagare och felaktiga medlemsavgifter. Ofta ett fåtal gånger per år, men många mottagare varje gång.
Event och biljetter. Vid inställda arrangemang ska pengar tillbaka till många personer samtidigt, och tempot är i sig en del av kommunikationen.
Prenumerationer och abonnemang. Uppsägningar mitt i en period, felaktiga debiteringar och kompensationer vid avbrott.
Vid distansköp har konsumenten ångerrätt i 14 dagar. Utnyttjar kunden den ska ni betala tillbaka utan onödigt dröjsmål, och senast inom 14 dagar från den dag ni tog emot meddelandet om att avtalet frånträtts. Vid varuköp får ni vänta med återbetalningen tills varan kommit tillbaka.
En viktig detalj: huvudregeln är att återbetalningen ska ske med samma betalningsmedel som kunden använde vid köpet. Vill ni betala tillbaka med Swish när kunden har betalat med kort eller faktura behöver kunden uttryckligen godkänna det, och det får inte kosta kunden något. Många löser det genom att erbjuda Swish som ett aktivt val i returflödet – "få pengarna direkt via Swish istället för att vänta på kortåterbetalningen". De flesta väljer det snabbare alternativet.
Reklamationer regleras istället av konsumentköplagen och har inte samma fasta 14-dagarsfrist, men samma princip gäller i praktiken: dröjsmål skapar missnöje.
Mottagaren behöver Swish. Cirka 8,8 miljoner svenskar har tjänsten, men det finns personer som inte har den. Behåll ett alternativ för kunderna, även om det är ovanligt att man inte använder Swish.
Personnummer krävs. Utbetalningen kopplas till mottagarens personnummer, vilket gör att betalningen stoppas om ni inte har korrekta uppgifter till er kund.
Tänk på bokföringen från början. Varje utbetalning loggas med status, belopp, mottagare och tidsstämpel, och historiken går att exportera för valfritt datumintervall. Med vår Fortnox-integration skapas dessutom ett verifikat automatiskt när utbetalningen är genomförd.
Kontrollera er beloppsgräns. Gränserna för Swish-utbetalningar sätts av banken och skiljer sig åt. Vi har samlat dem i vår genomgång av beloppsgränser för Swish-utbetalningar.
Kan ett företag göra återbetalningar med Swish? Ja. Det kräver en teknisk lösning kopplad till företagskontot, eftersom Swish inte tillhandahåller något färdigt gränssnitt för utbetalningar. Whippsa är officiell teknisk leverantör till Swish och tillhandahåller den delen.
Kan föreningar göra återbetalningar med Swish? Ja. Precis som för företag så krävs det även en teknisk leverantör eller lösning för föreningar. Whippsa är tekniska leverantörer och löser det.
Hur snabbt får kunden pengarna? I realtid. Pengarna når mottagarens konto direkt, dygnet runt, oavsett bankdag.
Måste kunden ha betalat med Swish från början? Nej, tekniskt sett inte. Men vid ångerrätt är huvudregeln att återbetalningen ska ske med samma betalningsmedel som vid köpet, så be kunden godkänna Swish som alternativ.
Vad behöver vi för att skicka en återbetalning? Mottagarens mobilnummer och personnummer, belopp och en referens. Något kontonummer behövs inte.
Går det att göra många återbetalningar samtidigt? Ja. Ladda upp en CSV- eller Excel-fil med alla mottagare, granska förhandsvisningen och skicka allt i ett svep.
Vad kostar det? Whippsa har fast månadsavgift utan bindningstid. Se aktuella nivåer på vår prissida.
Vill ni korta återbetalningstiden från dagar till sekunder går det att komma igång direkt. Skapa konto eller boka ett möte så visar vi hur filuppladdningen fungerar med ert underlag.
Vill ni läsa mer om tjänsten i stort finns vår kompletta guide till Swish Utbetalningar för företag.
Vi använder kakor som inte är nödvändiga för att sajten ska fungera — för marknadsföring och för att mäta hur webbplatsen används. De laddas bara om du godkänner dem. Läs mer i vår integritetspolicy.
Nödvändiga
Krävs för inloggning, formulär och säkerhet. Kan inte stängas av.
Google Tag Manager, Google Ads och Meta Pixel. Sätts av Google och Meta, som kan koppla besöket till dig.
